Hoe maakt u een participatieplan?
Gaat u aan de slag met uw initiatief en moet u hierbij een participatieplan maken? Hieronder vindt u de vragen die u in dit plan meeneemt. De vragen zijn een hulpmiddel. Is een vraag niet van toepassing op uw initiatief? Dan kunt u die gewoon weglaten in het plan. Onder elke vraag staan hulpvragen die u helpen om goed over uw participatieplan na te denken.
Heeft u het programma Microsoft Word? Onderaan deze pagina staat een Word-bestand met alle vragen en hulpvragen. U kunt daar meteen mee aan de slag.
1. Waarom wilt u de omgeving bij uw initiatief betrekken?
Hulpvragen startfase
Hoe wilt u uw initiatief starten?
- Als u direct een open gesprek voert met mensen, dan krijgt u in beeld hoeveel kennis, belangen en inzichten er zijn
- Als u eerst voor jezelf alles op een rijtje zet, kunt u betrokkenen een duidelijker plan presenteren.
Hulpvragen soort samenwerking
Wat wilt u met een samenwerking in een participatie-aanpak?
- Wilt u inzicht in welke belangen er zijn en geraakt worden en hoe dat te verwerken in het initiatief/project?
- Wilt u inzicht in welke wensen er zijn bij verschillende partijen?
- Wilt u de omgeving betrekken omdat hier kennis en ervaring zit waar u gebruik van wilt maken?
- Wilt u betrokkenheid en eigenaarschap creëren bij de omgeving?
Hulpvragen sfeer
De sfeer van samenwerken is voor sommige mensen heel belangrijk om mee te willen doen.
- Hoe ziet u dit voor zich?
- Gaat u zakelijk overleggen? Of meer informeel?
- Gaat u vergaderen in een vergaderruimte of buiten?
- Ga je met elkaar onderzoeken of wil meer kant en klare voorstellen bespreken?
2. Wie moet er betrokken worden?
Hulpvragen betrekken van de omgeving
- Wie doen er mee? Is dit de straat en direct omwonenden, wijk of buurt, plaats, gemeente breed, regionaal?
- Gaat het alleen om individuele mensen of ook verschillende groepen? Zoals bijvoorbeeld ondernemers, belanghebbenden(verenigingen), organisaties die op dit terrein werkzaam zijn?
- Kijk goed naar de samenstelling van de groep. Zijn bijvoorbeeld de verschillende dorpen vertegenwoordigd?
- Wat is ieders rol in het proces? En zijn alle verschillende rollen goed vertegenwoordigd?
3. Wie is verantwoordelijk voor de werkwijze en wie voor de uitvoering?
Hulpvragen regie
- Wilt u dat iemand/één partij de leiding (regie) heeft bij de ontwikkeling van het initiatief/project. Of wilt u dat samen doen? Het is logischer dat de leiding (regie) bij de initiatiefnemer blijft. Maar er kan een reden zijn om dit bij een andere partij neer te leggen
- Wilt u dat andere partijen de regisseur ondersteunen? Hoe?
- Wie heeft de regie bij het participatieplan?
Hulpvragen rol initiatiefnemer
- Bent u als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het uitvoeren van uw initiatief/project. Of doen anderen dat?
- Wilt u als initiatiefnemer de steun en/of deskundigheid van andere partijen? Zo ja, welke steun kan de gemeente leveren?
- Wilt u als initiatiefnemer praten met partijen die ‘geraakt worden’ door uw initiatief/idee? Of wilt u die verantwoordelijkheid bij een ander leggen? Bijvoorbeeld bij de gemeente?
Hulpvragen budget
- Niet alle initiatieven/projecten kosten geld, veel wel. Bent u zelf verantwoordelijk voor de financiering van het idee/project? Of vindt u dat anderen ook mee moeten betalen?
- Welk deel van de kosten moet de gemeente dragen?
4. Hoe gaat u om met bestaand beleid en kaders?
Hulpvragen kaders
Een kader is een inperking, afscherming of bescherming. Denk bijvoorbeeld aan wet- en regelgeving.
- Start u zonder kaders? Zo benut u de creativiteit, onderzoeksruimte en ondernemerschap het meest. U kijkt dan later hoe het een plek kan krijgen in een kader. Misschien kan uw initiatief bestaande kaders ook wel oprekken?
- Of wilt u bij de start van uw initiatief eerst de kaders vaststellen? Van welke partijen en organisaties wilt u de kaders kennen? Hoe gaat u dat doen?
- Welke kaders heeft u minimaal nodig om met betrokkenen/participanten te komen tot een goede aanpak/oplossing van het onderwerp?
- Pakt u het initiatief/project samen met andere partijen op?
- Hoe zorgt u samen voor gezamenlijke ambities en kaders?
- Wilt u onderscheid maken in harde kaders (keihard in beton) en inhoudelijke wensen?
- Denk na over de inhoudelijke kaders, proceskaders. financiële kaders en juridische kaders
Hulpvragen: Bestaand beleid, bestaande gewoonten en bestaande wetgeving
- Met welke beleidsterreinen en met welke wetgeving kan uw initiatief/projecten te maken krijgen?
- Wilt u rekening houden en inspelen op bestaand beleid van de gemeente Berg en Dal? Of wilt u beleidsvrije ruimte bij de ontwikkeling van het initiatief/project? Of wilt u ergens in het midden uitkomen? En hoe gaat u dat dan afstemmen met de gemeente?
5. Wat doet u met de uitkomsten?
Hulpvragen
- Wie moet een besluit nemen over de uitvoering van het initiatief/project?
- Soms gaat het ook om een deelbesluit (besluit over een deel van het project) waar weer een andere partij bevoegd voor is. Hoe gaat u die partijen betrekken bij het besluit?
- Hoe informeert u de omgeving over de uitkomsten en kunnen zij hier nog invloed op uitoefenen?
6. Wat is de rol van de gemeente, college van burgemeester en wethouders en/of gemeenteraad?
Hulpvragen: Betrekken gemeente en college van burgemeester en wethouders
Welke rol speelt de gemeente bij dit initiatief/project?
- Kijkende naar de rol van de gemeente bij het initiatief: welke ambtenaren en disciplines heb je nodig in het proces? En wanneer in het proces?
- Is het handig voor het initiatief dat er vanuit de gemeente een projectleider wordt aangewezen voor dit initiatief? En zo ja, welke afspraken maak je met elkaar?
- En wat is de rol van het college van burgemeester en wethouders? Op welke schaal/detailniveau moet het college bij dit initiatief/project betrokken worden? Heeft het college een verbindende rol in het proces? Als het college uiteindelijk een besluit moet nemen (bijvoorbeeld als bevoegd gezag). Op welke momenten wilt u het college betrekken bij de inhoud of het proces of hierover informeren?
- Wat is de rolverdeling als u het initiatief gaat realiseren/uitvoeren? En als uw initiatief loopt, verwacht u dan ook nog iets van de gemeente? Welke afspraken wilt u hierover maken?
Hulpvragen: Rol gemeenteraad
Welke rol speelt de gemeenteraad bij dit initiatief/project?
- Kadersteller (voorwaarden bepalen) en beslissing nemen: Op welke schaal/detailniveau moet de raad bij dit initiatief/project kaders stellen? Bijvoorbeeld bij inhoud, plan van aanpak, financiën en wet/regelgeving?
- Volksvertegenwoordiger: Is de volksvertegenwoordigende opdracht van de raad verwerkt in de aanpak van dit project/initiatief? Zo ja, vindt de raad dat voldoende? Of zijn er aanpassingen nodig?
- Controleur: Hoe controleert de raad en/of raadsleden het initiatief in alle fasen van het proces?
- Verbinder: Moet de raad verbindend zijn in het proces? Of moet de raad dit overlaten aan de partijen die er nu toch al mee bezig zijn? Hoe ziet die verbindende rol er praktisch uit?
- Algemeen belang: Moet de raad het algemeen belang van Berg en Dal mee laten wegen bij dit initiatief/project? Zo ja, wat dan?